Whistleblowing Doré Doré

PROCEDURA DI DENUNCIA Doré Doré

1. Contesto di riferimento

Il legislatore ha adottato il Decreto Legislativo 24/2023 (la "Legge sul Whistleblowing") che definisce, tra le altre cose, che cos'è un whistleblower:

Aspetti relativi alla protezione dell'individuo, come individuati nella sezione 3 del Whistleblowers Act, che riporta ;
Gli obblighi di enti e aziende in termini di divieto di atti di ritorsione e non discriminazione nei confronti dei whistleblower e di tutela della loro riservatezza;
La necessità di uno o più canali (in forma informatica) che consentano ai dichiaranti di presentare le segnalazioni, garantendo la riservatezza dell'identità del dichiarante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
La necessità di ascoltare le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all'art. 51 del Decreto Legislativo n. 81 del 2015 prima di attivare i suddetti canali di segnalazione;
Condizioni per la rendicontazione esterna ;
Divieto di ritorsioni o discriminazioni nei confronti dell'informatore per motivi legati alla segnalazione ;
La necessità di prevedere, nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell'articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231 del 2001, sanzioni nei confronti dei soggetti ritenuti responsabili dei reati di cui all'articolo 21, comma 1, della legge sui whistleblower.

2.Introduzione al whistleblowing

Il "whistleblowing" è una segnalazione effettuata da una persona che, nell'esercizio delle proprie funzioni, ha conoscenza di un'infrazione, di un rischio o di una situazione pericolosa che potrebbe danneggiare l'azienda/l'ente per cui lavora, così come i clienti, i colleghi, i cittadini e qualsiasi altra categoria di soggetti.

L'azienda, sensibile alle questioni etiche e alla corretta conduzione delle sue attività, ha istituito sistemi interni per segnalare le violazioni al fine di consentire alle persone identificate dalla legge di segnalare violazioni delle normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o di un'entità privata, di cui hanno avuto conoscenza in un contesto di lavoro pubblico o privato, comprese le violazioni del codice etico o del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del decreto legislativo n. 231/01.

La legge sulla segnalazione identifica:

i soggetti che possono scatenare un'allerta;
gli atti o i fatti che possono essere segnalati, nonché i requisiti che le segnalazioni devono soddisfare per essere prese in considerazione;
le modalità secondo le quali le presunte violazioni possono essere segnalate e le persone incaricate di ricevere le segnalazioni;
il processo di indagine e eventualmente di investigazione in caso di segnalazione;
garantire la riservatezza e la protezione dei dati personali della persona che segnala e di chiunque sia oggetto di segnalazione, nonché dei dati contenuti nella segnalazione;
il divieto di ritorsioni e discriminazioni nei confronti della persona che segnala.

3.Oggetto

Lo scopo di questo documento è definire le procedure operative per il trattamento delle segnalazioni e delle relative indagini che ne derivano, portate alla loro attenzione nel contesto delle loro mansioni.

L'ambito di applicazione della procedura non include i casi esclusi dalla legge sulla segnalazione, in particolare:

(a) le controversie, reclami o richieste legate a un interesse personale del dichiarante o della persona che presenta un reclamo alle autorità giudiziarie o contabili, che si riferiscono esclusivamente al suo lavoro individuale o al suo rapporto di lavoro pubblico, o al suo lavoro o al suo rapporto di lavoro pubblico con persone di rango superiore;
(b) le segnalazioni di infrazioni quando sono già regolate in modo obbligatorio da atti dell'Unione europea o atti nazionali o da atti nazionali che attuano atti dell'Unione europea;
(c) le segnalazioni di violazioni della sicurezza nazionale e gli appalti pubblici legati alla difesa o alla sicurezza nazionale, a meno che questi aspetti non siano coperti dalla pertinente normativa derivata dell'UE.

4.Obiettivi

L'obiettivo di questo documento è quello di mettere in luce episodi di illegalità o irregolarità all'interno dell'azienda, chiarificando e agevolando la segnalazione da parte del denunciante e rimuovendo qualsiasi fattore che potrebbe ostacolare o scoraggiare il ricorso all'istituzione.

Lo scopo della procedura è quindi, da un lato, fornire al denunciante indicazioni operative chiare sull'oggetto, il contenuto, i destinatari e le modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall'altro lato, informarlo sulle forme di protezione e riservatezza riconosciute e garantite.

Assicurarsi che i valori dell'azienda siano condivisi, rispettati e riflessi nella vita professionale dei suoi stakeholder.

5.Descrizione della procedura

Oggetto e requisiti di rendicontazione

Il modello di organizzazione, gestione e controllo della società, in conformità al decreto legislativo 231/01, definisce le procedure per la trasmissione al consiglio di sorveglianza delle segnalazioni riguardanti comportamenti che potrebbero costituire violazioni ai sensi del decreto legislativo 231/2001 o, in ogni caso, violazioni del modello.

Per facilitare la compilazione delle segnalazioni, sono stati definiti i seguenti canali:

● Attraverso il modulo aggiuntivo My Whistleblowing del software My Governance, come canale alternativo per la segnalazione, che garantisce, mediante mezzi informatici, la riservatezza dell'identità del segnalante, conformemente alla legislazione (di seguito, il "software"), spiegherò come l'impiegato può accedere al software;

L'azienda può anche prendere in considerazione le segnalazioni anonime, quando sono sufficientemente supportate e formulate con una ricchezza di dettagli, cioè quando sono in grado di evidenziare fatti e situazioni collegati a contesti specifici (ad esempio: prove documentali, indicazione di nomi o qualifiche particolari, menzione di funzioni specifiche, procedure o eventi particolari, ecc.)

La segnalazione - anche se non anonima - deve essere dettagliata e il più completa ed esaustiva possibile.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili per consentire alle persone competenti di effettuare i controlli e le verifiche necessarie e appropriate per confermare la validità dei fatti segnalati, come:

i. una descrizione chiara e completa dei fatti oggetto della segnalazione;

ii. le circostanze temporali e spaziali in cui i fatti segnalati sono stati commessi;

iii. dettagli personali o altri elementi che consentano di identificare la o le persone che hanno commesso i fatti segnalati (ad esempio, il titolo di lavoro, il luogo di impiego in cui svolge l'attività);

iv. qualsiasi documento a supporto della segnalazione;

v. l'indicazione di qualsiasi altra persona in grado di riferire i fatti segnalati;

vi. qualsiasi altra informazione in grado di fornire un feedback utile sull'esistenza dei fatti segnalati.

Perché una segnalazione sia supportata, tali requisiti non devono necessariamente essere soddisfatti contemporaneamente, poiché il segnalante potrebbe non essere in possesso di tutte le informazioni richieste.

Attraverso il canale informatico e quindi il software, il segnalante sarà guidato in ogni fase della segnalazione e sarà invitato, al fine di supportare meglio la segnalazione, a compilare una serie di campi che devono essere completati conformemente ai requisiti.

È essenziale che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non siano riportati o menzionati da altri.

6.Gestione degli avvisi

Una volta ricevuta una segnalazione tramite i canali previsti da questa procedura, essa viene trattata in quattro fasi:

a. Protocollo e custodia;

b. Indagine;

c. Indagine e comunicazione dei risultati;

d. Archiviazione.

a. Protocollo e custodia

Se la segnalazione viene fatta tramite il software, lo stesso software prevede un protocollo completo e confidenziale in conformità alla normativa vigente.

Nel caso di segnalazioni su carta o tramite altri mezzi, non appena viene ricevuta la segnalazione, il consiglio di sorveglianza, attraverso il suo segretariato, assegna all'autore della segnalazione un identificativo alfanumerico specifico e procede alla registrazione su un registro informatico e/o cartaceo dei dettagli della segnalazione, tra cui:

● data e ora;

● oggetto della segnalazione;

● note;

● stato della segnalazione (da compilare in ogni fase del processo, ad esempio indagine preliminare, indagine e comunicazione dei risultati, archiviazione).

Aggiungerei, considerando il rischio che il metodo di trasmissione cartaceo non garantisca la riservatezza del segnalatore, istruzioni e disposizioni organizzative volte a proteggere la riservatezza (dove viene conservato il registro delle segnalazioni; chi ha accesso; come si garantisce che abbiano ricevuto l'istruzione di mantenere la massima riservatezza; come si garantisce che la documentazione non sia accessibile ad altre persone (ad esempio, armadio chiuso a chiave, ecc.)).

b. Indagine

L'obiettivo dell'indagine preliminare è verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine, il consiglio di sorveglianza si riunisce per valutarne il contenuto effettuando una prima esaminazione e valutazione:

● se ritiene immediatamente che la segnalazione è manifestamente infondata, procede con la chiusura immediata del caso;

● se la segnalazione non è sufficientemente supportata, chiede, se possibile, informazioni aggiuntive all'autore della segnalazione. Se non è possibile raccogliere informazioni sufficienti per supportare la segnalazione e aprire un'indagine, la segnalazione viene chiusa;

● se la segnalazione sembra essere supportata da elementi fattuali precisi e concordanti, procede con le fasi dell'indagine.

c. Indagine preliminare e notifica dei risultati

L'indagine preliminare consiste nell'esaminare il contenuto delle segnalazioni ricevute e acquisire elementi utili per la successiva fase di valutazione, garantendo al contempo la massima riservatezza sull'identità della persona che segnala e sull'oggetto della segnalazione.

L'obiettivo principale dell'indagine preliminare è verificare la veridicità delle informazioni oggetto dell'indagine, fornendo una descrizione precisa dei fatti accertati attraverso procedure di audit e tecniche di indagine oggettive.

La persona incaricata dell'indagine è il controllo/audit interno.

È compito di tutti collaborare con l'investigatore nello svolgimento dell'indagine.

Per ogni indagine, la persona incaricata dell'indagine redige un rapporto finale contenente almeno i seguenti elementi:

● fatti accertati;

● prove raccolte;

● cause e lacune che hanno permesso la situazione descritta di verificarsi.

Al termine delle indagini, se si accerta che la segnalazione ricevuta non è fondata, il Consiglio di sorveglianza classifica la segnalazione e, per quanto possibile, la notifica all'autore della segnalazione.

Se la segnalazione risulta fondata, la direzione dell'azienda valuterà se è necessario prendere misure correttive e/o correttive più appropriate.

I risultati dell'indagine sono trasmessi alla funzione responsabile per l'eventuale apertura di una procedura disciplinare finalizzata a imporre, se del caso, sanzioni disciplinari in conformità alle disposizioni della legislazione vigente e dei contratti collettivi di lavoro di riferimento.

d. Archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e il recupero dei dati durante l'intera procedura, i documenti sono archiviati e conservati sia in formato digitale, tramite il software, in cartelle di rete protette da password, sia in formato cartaceo,

7.Protezione dei giornalisti

L'intero processo deve garantire la riservatezza dell'identità del segnalatore sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.

A tale scopo, in conformità alla legislazione vigente, l'azienda ha messo in atto una serie di meccanismi per proteggere il segnalatore non anonimo, prevedendo:

a. la protezione della riservatezza del segnalatore;

b. il divieto di discriminazione nei confronti del segnalatore.

a. Proteggere la riservatezza del segnalatore

L'uso del software garantisce la totale riservatezza del segnalatore, poiché solo il Consiglio di sorveglianza può accedere alla segnalazione.

Nel caso di segnalazioni effettuate tramite altri mezzi, una volta ricevuta e registrata la segnalazione, i destinatari assegnano un identificativo anonimo specifico alla persona che ha effettuato la segnalazione. Per proteggere la riservatezza del segnalatore, l'identificativo sarà utilizzato in tutti i documenti e le comunicazioni ufficiali durante l'indagine.

Nel contesto di qualsiasi procedura disciplinare avviata contro la persona segnalata:

● se le accuse si basano su indagini separate e complementari alla segnalazione, anche se ne derivano, l'identità della persona che segnala potrebbe non essere divulgata;

● se le accuse si basano interamente o in parte sulla segnalazione, l'identità del segnalatore può essere divulgata alla (alle) persona(e) interessata(e) dalla segnalazione se sono soddisfatte contemporaneamente due condizioni:

○ il consenso della persona oggetto della segnalazione;

○ un reale bisogno da parte della persona segnalata di conoscere il nome dell'autore della segnalazione ai fini del pieno esercizio dei diritti di difesa.

b. Divieto di discriminazione nei confronti dei segnalatori

Il segnalatore non deve essere sanzionato, licenziato o sottoposto a misure discriminatorie dirette o indirette che influenzino le sue condizioni di lavoro per motivi direttamente o indirettamente correlati alla segnalazione.

Le misure discriminatorie includono provvedimenti disciplinari ingiustificati, molestie sul luogo di lavoro, qualsiasi modifica alla descrizione del lavoro o al luogo di lavoro e qualsiasi altra modifica dannosa delle condizioni di lavoro che costituisca una forma di rappresaglia contro il segnalatore. Il segnalatore che ritenga di essere stato vittima di discriminazione a causa della segnalazione deve informare dettagliatamente il consiglio di sorveglianza dell'azienda.

Un segnalatore che ritenga di essere stato vittima di discriminazione può intentare azioni legali contro l'autore della discriminazione e anche contro l'azienda - se l'azienda ha partecipato attivamente alla discriminazione. È opportuno ricordare che, in questo caso, la legge prevede un'inversione dell'onere della prova e quindi è l'azienda che deve dimostrare che il cambiamento delle condizioni di lavoro del segnalatore non è dovuto alla sua segnalazione.

8.Violazione della procedura

In caso di inosservanza della presente procedura, i dipendenti dell'azienda saranno soggetti al sistema disciplinare dell'azienda, in conformità alle disposizioni della legislazione applicabile e dei contratti collettivi di lavoro pertinenti.